Política de Privacidad Organizacional

  1. La información obtenida por TeleMedik y/o cualquiera de sus afiliadas a través de medios de comunicación y recibida por los empleados de compañías sólo será divulgada en cumplimiento con las leyes estatales y federales y regulaciones aplicables para la divulgación de información confidencial. Información relacionada a la seguridad y salud será obtenida solamente por personal trabajando para TeleMedik y/o cualquiera de sus afiliadas.  El personal está compuesto por enfermeras, nutricionistas, farmacéuticos, doctores, consultores, representantes de servicio y personal administrativo que recibirán información protegida de seguridad y salud a través del teléfono, fax o sistema de computadora.  La información obtenida es la mínima necesaria, limitada solamente a la necesaria para llevar a cabo las funciones establecidas por nuestros clientes en el contrato.  Todo el personal requerirá tomar adiestramiento y estar orientado para así cumplir con el manejo correcto de información de salud protegida.  Los adiestramientos requeridos que tengan que ver con Privacidad y Seguridad se brindarán dentro de los primeros 90 días de contratado el recurso y posteriormente se llevará a cabo un repaso anual.
  2. Los empleados de TeleMedik y/o cualquiera de sus afiliadas utilizarán la información recibida con el único propósito de llevar a cabo actividades requeridas o proveer servicios ofrecidos por la compañía contratada. Los servicios o programas ofrecidos incluyen, pero no están limitados a lo siguiente: manejo de condiciones, manejo de calidad, manejo de utilización, planificación de altas, manejo de redes, manejo de casos y auditorías de medicamentos recetados de los planes médicos.  En el caso de actividades compartidas entre TeleMedik y otras organizaciones o planes médicos, TeleMedik designará empleados autorizados de la organización o compañía a recibir y entregar la información protegida, confidencial y privilegiada.  En el caso de dudas siempre consultará y obtendrá el permiso del cliente para el uso de la información de acuerdo con las especificaciones del cliente.
  3. TeleMedik puede utilizar o divulgar información sobre tratamientos, pagos y operaciones de cuidado de salud de aquellos servicios ofrecidos a clientes directos (Business to Client) con el fin de apoyar nuestras funciones de negocio.
  4. TeleMedik puede utilizar o divulgar su información de salud para comunicarse con usted para proveerle recordatorios citas o información sobre servicios relacionados con su salud.
  5. TeleMedik cuenta con socios de negocios (personas y organizaciones) a quienes se les delega diversas funciones o proveen ciertos tipos de servicios a nombre de TeleMedik. Los socios de negocio pueden recibir, crear, mantener, usar o divulgar PHI, y los mismos evidencian los controles necesarios para salvaguardar debidamente dicha información.
  6. El profesional podrá compartir el PHI sólo en el caso de que la seguridad o salud de la persona esté en riesgo. Estas situaciones serán informadas y explicadas al personal y casos posibles del área serán discutidos específicamente cuando se manejen llamadas de crisis o situaciones mentales relacionadas.
  7. Cualquier intercambio de información debe realizarse a través de los medios seguros y disponibles, como por ejemplo la utilización de File Transfer Protocols (FTP).
  8. En el caso de tener que enviar información utilizando el correo electrónico, la misma será enviada encriptada.
  9. En el caso de enviar documentos vía fax que contengan cualquier información protegida, confidencial y privilegiada, el empleado se referirá al procedimiento de cómo enviar información PHI y utilizará la forma oficial de envío de fax de TeleMedik. Refiérase al Anejo E – Procedimiento para el envío de información PHI mediante medios de trasmisión y el Anejo F – Documentos conteniendo información confidencial de Salud (Fax Cover).  En caso de haber instrucciones específicas por parte de un cliente se seguirán sus protocolos.
  10. El manejo de envío de correspondencia será manejado desde el cuarto de correspondencia (mailroom), el cual se encuentra bajo llave en todo momento.
  11. Para el manejo y disposición de documentos Refiérase a la política ADM CORP 023 – Manejo y Disposición de Documentos Confidenciales.
Información de salud de los participantes puede ser usada, divulgada y accesada de acuerdo a lo siguiente:
  1. Solicitudes escritas e información adicional – El participante solicitará información adicional sobre las prácticas de privacidad de TeleMedik u obtendrá formularios para someter pedidos escritos contactando a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad: PMB 347 Ave. Winston Churchill #138, San Juan, P.R. 00926-6013 o al teléfono libre de cargos 787-999-6200. También podrá enviar un correo electrónico a cumplimiento@telemedik.com para solicitar información adicional.
  2. Obtener Copia del Aviso – El participante tiene el derecho de obtener una copia de nuestro Aviso corriente en cualquier comento. El participante podrá accesarlo directamente en la aplicación TeleMedik Innova Health Solution, visitando nuestro sitio web: www.telemedik.com o contactando nuestra Oficina de Cumplimiento y Privacidad a través del correo electrónico cumplimiento@telemedik.com.
  3. Inspeccionar y obtener copia del PHI – con algunas excepciones, el participante tiene el derecho a ver y obtener copia del PHI que mantenemos. El participante puede solicitar acceso al PHI de forma electrónica. Para inspeccionar u obtener una copia del PHI, el participante debe enviar una solicitud por escrito a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad de TeleMedik. El participante también puede solicitarnos que proporcionemos una copia de la PHI a otra persona o entidad. Se puede cobrar una tarifa razonable por el gasto de cumplir con su solicitud según lo permitido por HIPAA y / o las leyes estatales.
  4. Solicitar una enmienda – el participante puede solicitar que modifiquemos la información protegida incluida en nuestros sistemas. Para solicitar una enmienda, envíe una solicitud por escrito a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad de TeleMedik. El participante debe incluir un motivo que respalde su solicitud.
  5. Recibir un informe de las divulgaciones – el participante tiene derecho a solicitar un informe de las divulgaciones que hacemos del PHI para fines distintos de tratamiento, pago o las operaciones de atención médica. Para obtenerlo, el participante debe enviar una solicitud por escrito a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad de TeleMedik. Se le podrá cobrar al participante el costo de cualquier informe posterior. En estos casos, notificaremos al participante con anticipación el costo involucrado, y podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento.
  6. Solicitud de comunicaciones confidenciales – el participante tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con él/ella de cierta manera o en un lugar determinado. Para solicitar la comunicación confidencial de su PHI, los participantes deben enviar una solicitud por escrito a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad de TeleMedik.
  7. Solicitar una restricción sobre ciertos usos y divulgaciones – el participante tiene derecho a solicitar restricciones adicionales sobre nuestro uso y divulgación de su PHI mediante el envío de una solicitud por escrito a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad de TeleMedik.
  8. Notificación de una brecha de información – se le notificará al participante en caso de que se produzca una brecha del PHI no asegurada según lo define HIPAA.
Como entidad delegada, el área operacional procederá de la siguiente manera:
  1. En nuestras áreas operacionales, si el participante solicita una copia escrita de una llamada efectuada a nuestro centro, esta petición deberá ser por escrito a la compañía aseguradora a la que esta suscrito. En el caso de que la Agencia de Salud (plan médico) solicite dicha información, ésta será provista por escrito con los detalles de los servicios ofrecidos y el resultado de la interacción.
  2. En nuestras áreas operacionales, tales como nuestro Centro de Contacto, si el participante solicita una restricción en el uso y divulgación de su expediente, cambios demográficos y/o reporte de revelación, estos serán referidos a la entidad aseguradora a la cual esté suscrito para manejar dicha solicitud.
  3. En el caso de que existan procedimientos específicos relacionados con esta regla por parte de cualquiera de los clientes a los que ofrecemos servicios, se observarán dichos procesos. Dichos procedimientos estarán disponibles como parte de la capacitación ofrecida a las áreas funcionales, a través del acceso a bases de datos de información específicas del cliente o como parte de nuestras políticas y/o procedimientos.
Información Adicional:
  • Para información adicional relacionada a este procedimiento, deberá contactar a su supervisor, el Oficial de Cumplimiento y Privacidad y/o al Director Ejecutivo.
  • El participante podrá radicar una queja con la Oficina de Cumplimiento y Privacidad o con la Secretaria del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, en el caso de que crea que sus derechos a la privacidad han sido violados. Toda querella deberá ser sometida por escrito.  El participante o querellante no será penalizado ni se tomará ninguna represalia de acuerdo con nuestra política ADM COMP 009 – Protección a Denunciantes.

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